Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich; Definitionen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") gelten für alle Verträge der symbiofy GmbH, Zum Kirchberg 22, 37351 Dingelstädt („Provider"), die auf diese AGB verweisen.
Soweit nichts anderes bestimmt ist, gelten die Definitionen, die in dem auf diese AGB verweisenden Vertrag („Hauptvertrag") verwendet werden. Handelt es sich beim Hauptvertrag um einen Vertrag, der (auch) auf die entgeltliche und zeitlich auf die Dauer des Vertrags begrenzte Gewährung der Nutzung von Software im Unternehmen des Kunden über das Internet („Software-as-a-Service", kurz: „SaaS"; im Folgenden auch: „Software") sowie die Bereitstellung von Speicherplatz auf den Servern des Providers gerichtet ist („SaaS-Vertrag"), so bezeichnet der Begriff „Nutzer" jede natürliche Person, die tatsächlich diese Software nutzt, unabhängig davon, ob diese Person selbst Vertragspartner ist oder nicht.
Die §§ 2 bis 6 und 7 Abs. 1 gelten nur, wenn der Hauptvertrag (auch) ein SaaS-Vertrag ist.
Die Regelungen des Hauptvertrags gehen denjenigen dieser AGB vor. Ein etwaiger Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) geht ebenfalls diesen AGB wie auch dem Hauptvertrag vor.
Abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, es sei denn, dass der Provider diesen ausdrücklich und schriftlich im Einzelfall zugestimmt hat.

§ 2 Leistungen des Providers

Der Provider gewährt dem Kunden die Nutzung der jeweils aktuellsten Version der Software mit dem im Hauptvertrag vereinbarten Funktionsumfang für die vereinbarte Anzahl an berechtigten Nutzern über das Internet mittels Zugriff durch einen Browser. Der Provider gewährleistet die Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit der Software während der Dauer des Vertragsverhältnisses und wird diese in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten. Der Funktionsumfang der Software sowie die Einsatzbedingungen ergeben sich aus dem Hauptvertrag.
Der Kunde kann nach Bedarf die Anzahl der berechtigten Nutzer der Software nach den im Hauptvertrag genannten Konditionen erhöhen. Wenn diesbezüglich keine Konditionen vereinbart sind, gelten die Konditionen des Hauptvertrags entsprechend anteilig. Soweit sich die Konditionen nicht anteilig bestimmen lassen, setzen sich die Parteien ins Benehmen. Der Kunde kann die Anzahl berechtigter Nutzer wieder bis zum Minimum des jeweils gebuchten Leistungspakets mit Monatsfrist reduzieren.
Der Provider wird dem Kunden nach Vertragsschluss in elektronischer Form für die entsprechende Anzahl an berechtigten Nutzern auf eine Art und Weise Zugang gewähren, die dem Stand der Technik entspricht.
Der Provider kann, ohne hierzu verpflichtet zu sein, die Software jederzeit aktualisieren oder weiterentwickeln und insbesondere aufgrund geänderter Rechtslage, technischer Entwicklungen oder zur Verbesserung der IT-Sicherheit anpassen. Der Provider wird dabei die berechtigten Interessen des Kunden angemessen berücksichtigen und den Kunden rechtzeitig über notwendige Updates informieren. Das Recht auf fristlose Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
Eine Anpassung auf die individuellen Bedürfnisse oder die IT-Umgebung des Kunden schuldet der Provider nicht.
Der Provider wird die Software regelmäßig warten und den Kunden über etwaige hiermit verbundene Einschränkungen rechtzeitig informieren. Die Wartung wird regelmäßig außerhalb der üblichen Geschäftszeiten des Kunden durchgeführt, es sei denn, aufgrund zwingender Gründe muss eine Wartung zu einer anderen Zeit vorgenommen werden.
Der Provider stellt dem Kunden zur Ablage von Daten und für Zwecke der Nutzung der Software Speicherplatz, grundsätzlich ohne Begrenzung von dessen Umfang, auf seinen Servern zur Verfügung, jedoch unter dem Vorbehalt, dass die Software bestimmungsgemäß, vertragsgemäß und nach Treu und Glauben genutzt wird. Der Provider wird für die Abrufbarkeit der Daten im Rahmen der Nutzung der Software sorgen. Verstößt der Kunde gegen diesen Vorbehalt, kann der Provider Einschränkungen vornehmen, über die er den Kunden unverzüglich informiert.
Der Provider wird dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zum Schutz der Daten vornehmen. Den Provider treffen jedoch keine Verwahrungs- oder Obhutspflichten hinsichtlich der Daten. Für eine ausreichende Sicherung der Daten ist der Kunde verantwortlich.
Der Kunde bleibt Inhaber der auf den Servern des Providers abgelegten Daten und kann diese jederzeit herausverlangen.
Der Provider versendet gelegentlich E-Mails an die unter dem Kontingent des Kunden registrierten Nutzer, um diese von Updates, Änderungen und Verbesserungen am SaaS zu informieren, Tipps und Hilfestellungen zur optimalen Nutzung des SaaS zu geben und andere Informationen im Zusammenhang mit dem SaaS oder den diesbezüglichen Leistungen zukommen zu lassen. Der Kunde kann diese Leistung jederzeit für alle unter seinem Kontingent registrierten Nutzer abwählen. Jeder Nutzer kann selbst jederzeit dem Versand der E-Mails widersprechen.

§ 3 Nutzungsumfang und -rechte

Eine physische Überlassung der Software an den Kunden wird nicht geschuldet.
Der Kunde erhält an der jeweils aktuellsten Version der Software für die vertraglich festgelegte Anzahl an Nutzern einfache, d. h. nicht unterlizenzierbare und nicht übertragbare, zeitlich auf die Dauer des Vertrags beschränkte Rechte, die Software mittels Zugriff über einen Browser nach Maßgabe der vertraglichen Regelungen zu nutzen. Der Kunde darf die Software nur im Rahmen seiner eigenen geschäftlichen Tätigkeit durch eigene Beschäftigte oder vergleichbare beauftragte Dritte nutzen. Eine weitergehende Nutzung der Software durch den Kunden ist nicht gestattet.
Soweit durch die Software (mittels künstlicher Intelligenz) Inhalte erzeugt werden, so besteht an diesen in der Regel kein urheberrechtlicher Schutz. An diesen Inhalten können dem Kunden somit keine Nutzungsrechte übertragen werden. Es besteht insbesondere keine Exklusivität.
Die Gewährung der Rechte nach den Absätzen 2 und 3 steht unter dem Vorbehalt, dass der jeweilige Nutzer die Nutzungsbedingungen der Plattform im Verhältnis Provider-zu-Nutzer akzeptiert. Verstößt ein Nutzer gegen dieses Nutzungsbedingungen, so ist der Provider (auch) gegenüber dem Kunden berechtigt, das entsprechende Nutzerkonto zu sperren.

§ 4 Support

Der Provider richtet für Anfragen des Kunden zu Funktionen der Software einen Kundendienst ein. Die Erreichbarkeit des Kundendienstes wird im Hauptvertrag geregelt; soweit der Hauptvertrag keine diesbezüglichen Regelungen vorsieht ist der Kundendienst per E-Mail unter support@symbiofy.ai erreichbar, die Supportzeiten sind Montag bis Freitag, 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr (außer an gesetzlichen Feiertagen am Sitz des Providers).

§ 5 Service Levels; Störungsbehebung

Der Provider gewährt eine Gesamtverfügbarkeit der Leistungen am Übergabepunkt wie im Hauptvertrag geregelt. Der Übergabepunkt ist der Routerausgang des Rechenzentrums des Providers.
Als Verfügbarkeit gilt die Möglichkeit des Kunden, sämtliche Hauptfunktionen der Software zu nutzen. Wartungszeiten sowie Zeiten der Störung unter Einhaltung der Behebungszeit gelten als Zeiten der Verfügbarkeit der Software. Zeiten unerheblicher Störungen bleiben bei der Berechnung der Verfügbarkeit außer Betracht. Für den Nachweis der Verfügbarkeit sind die Messinstrumente des Providers im Rechenzentrum maßgeblich.
Der Kunde hat Störungen unverzüglich an die im Hauptvertrag genannten Kontaktdaten zu melden.
Schwerwiegende Störungen (die Nutzung der Software insgesamt oder eine Hauptfunktion der Software ist nicht möglich) wird der Provider auch außerhalb der Servicezeiten spätestens binnen 48 Stunden ab Eingang der Meldung der Störung – sofern die Meldung innerhalb der Servicezeiten erfolgt – beheben („Behebungszeit"). Sofern absehbar ist, dass eine Behebung der Störung nicht innerhalb dieser Zeitspanne möglich ist, wird er den Kunden hierüber unverzüglich informieren und die voraussichtliche Überschreitung der Zeitspanne mitteilen.
Sonstige erhebliche Störungen (Haupt- oder Nebenfunktionen der Software sind gestört, können aber genutzt werden; oder andere nicht nur unerhebliche Störungen) werden spätestens binnen sieben Tagen innerhalb der Servicezeiten behoben.
Die Beseitigung von unerheblichen Störungen liegt im Ermessen des Providers und erfolgt zeitnah.
Unbeschadet des § 8 schuldet der Provider für die Unterschreitung der vereinbarten Verfügbarkeit der Leistungen dem Kunden folgenden Gutschrift in Form eines prozentualen Rabatts, den der Kunde bei Verlängerung des Hauptvertrags: >98%: 10%; >95%: 25%; <95%: 50%.
Etwaige sonstige gesetzliche Ansprüche des Kunden gegen den Provider bleiben unberührt.

§ 6 Pflichten des Kunden

Der Kunde hat die ihm übermittelten Zugangsdaten dem Stand der Technik entsprechend vor Zugriffen Dritter zu schützen und zu verwahren. Der Kunde wird dafür sorgen, dass eine Nutzung nur im vertraglich vereinbarten Umfang geschieht. Ein unberechtigter Zugriff ist dem Provider unverzüglich mitzuteilen.
Der Kunde ist verpflichtet, auf dem zur Verfügung gestellten Speicherplatz keine Daten abzulegen oder durch Nutzer ablegen zu lassen, deren Nutzung gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt. Der Kunde wird den Provider von Ansprüchen, die Dritte aufgrund eines Verstoßes hiergegen geltend machen, auf erstes Anfordern freistellen. Der Kunde wird die Daten vor deren Ablage oder Nutzung in der Software auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten prüfen und hierfür dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen einsetzen.
Der Kunde ist verpflichtet, sicherzustellen, dass Nutzer die Software nicht nutzen, um:
- Inhalte zu erstellen, die gegen geltendes Recht oder die Rechte Dritter verstoßen;
- unethische, diskriminierende, gewaltverherrlichende oder pornografische Inhalte zu erstellen; oder
- die Plattform und/oder die verwendeten APIs übermäßig zu belasten oder zu manipulieren.
Der Kunde ist verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Nutzer der Software über die erforderliche KI-Kompetenz nach Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juni 2024 zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz verfügen und dass jeder Nutzer erstellte Inhalte auf inhaltliche Richtigkeit und Rechtmäßigkeit, insbesondere hinsichtlich des beabsichtigten Verwendungszwecks, überprüft.
Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der bezweckten Nutzung und Verarbeitung der von den Nutzern eingegebenen Daten verantwortlich. Er stellt insbesondere sicher, dass:
- keine vertraulichen oder sensiblen Unternehmensdaten (insbesondere Geschäftsgeheimnisse, unveröffentlichte Produktinformationen, vertrauliche Forschungsdaten) eingegeben werden und
- die eingegebenen Daten bzw. deren bezweckte Nutzung oder Verarbeitung nicht gegen geltendes Recht (z.B. das Heilmittelwerbegesetz) verstoßen.
Der Kunde hat in eigener Verantwortung regelmäßig angemessene Datensicherungen vorzunehmen.
Der Kunde ist verpflichtet sicherzustellen, dass er nur solchen Nutzern Zugang zur Software gewährt, die mindestens das 18. Lebensjahr vollendet haben.

§ 7 Gewährleistung

Hinsichtlich der Gewährung der Nutzung der Software sowie der Zurverfügungstellung von Speicherplatz gelten die Gewährleistungsvorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB).
Der Kunde hat dem Provider jegliche Mängel unverzüglich anzuzeigen.
Die Gewährleistung für nur unerhebliche Minderungen der Tauglichkeit der Leistung wird ausgeschlossen. Die verschuldensunabhängige Haftung gem. § 536a BGB ist ausgeschlossen.

§ 8 Haftung

Der Provider haftet dem Kunden nach den gesetzlichen Vorschriften für Schäden, die auf vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung des Providers oder eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen des Providers beruhen, sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf vorsätzlicher oder fahrlässiger Pflichtverletzung des Providers oder eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen des Providers beruhen.
Unbeschadet des vorstehenden Absatz 1 haftet der Provider dem Kunden bei leicht fahrlässiger Pflichtverletzung des Providers oder eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen des Providers nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht oder deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung die andere Partei regelmäßig vertrauen darf, allerdings beschränkt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Wesentliche Vertragspflichten seitens des Providers sind die im Hauptvertrag geregelten Leistungen, im Falle eines SaaS-Vertrags zum Beispiel die Gewährung des Zugriffs auf die funktionsfähige Software im vereinbarten Funktionsumfang.
Unbeschadet der Absätze 1 und 2 haftet der Provider nicht für den Ausfall von Dritten, über die der Provider keine Kontrolle hat und mit denen der Provider keine vertraglichen Beziehungen unterhält, die aber dennoch für einzelne Funktionen erforderliche öffentlich zur Verfügung gestellte Dienste erbringen.
Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, nach Art. 82 DSGVO sowie im Rahmen schriftlich von einer Partei übernommener Garantien.
§ 8 gilt auch zu Gunsten von Mitarbeitern, Vertretern und Organen der Parteien.

§ 9 Vergütungs- und Zahlungsbedingungen

Die vom Kunden zu zahlende Vergütung einschließlich der Zahlungsmodalitäten sind im Hauptvertrag festgesetzt.
Richtet sich das Entgelt nach der Anzahl der Nutzer oder nach dem Speicherplatzvolumen, so wird bei Erhöhung in der Anzahl der Nutzer oder (soweit Speicherplatzbegrenzung nicht Hauptvertrag ausgeschlossen ist) des Speicherplatzvolumens gemäß den Konditionen im Hauptvertrag angepasst.
Die Rechnungsstellung erfolgt vor, spätestens zu Ende des gemäß der im Hauptvertrag vereinbarten Zahlungsintervalls (z.B. monatlich, jährlich oder einer fest vereinbarten Vertragslaufzeit), wenn im Hauptvertrag nichts anderes bestimmt ist. Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 30 Tagen zur Zahlung fällig.
Beinhaltet der Hauptvertrag (auch) eine in zeitlichen Intervallen (z.B. monatlich) wiederkehrende Dienstleistung, die eine feste Anzahl von Arbeitsstunden des Providers pro Zeitintervall beinhaltet („Retainer"), so hält der Provider dieses Zeitkontingent im vereinbarten Zeitraum (z.B. in einem Monat) für den Kunden vor. Es besteht jedoch diesbezüglich eine Obliegenheit des Kunden, dieses Zeitkontingent auch in Anspruch zu nehmen, insbesondere indem er angemessen frühzeitig hierfür sich mit dem Provider terminlich abstimmt. Nicht durch den Kunden in Anspruch genommene Zeitkontingente verfallen und können nicht in das nächste Zeitintervall übertragen werden, es sei denn, dass der Provider die es zu verschulden hat, dass der Kunde das Zeitkontingent nicht in Anspruch nehmen konnte. In letzterem Fall wird das verbleibende Zeitkontingent anteilig auf den Zahlbetrag der Rechnung für das nächste Zeitintervall angerechnet.

§ 10 Vertragslaufzeit und Beendigung

Der Vertrag tritt zum gemäß Hauptvertrag vereinbarten Datum oder, falls im Hauptvertrag kein Datum des Inkrafttretens angegeben ist, mit Unterschrift oder anderweitigen Abgabe der annehmenden Willenserklärung in Kraft und wird über die im Hauptvertrag vereinbarte Laufzeit, falls im Hauptvertrag keine Laufzeit angegeben ist, auf unbestimmte Zeit geschlossen.
Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer im Hauptvertrag bestimmten Kündigungsfrist, falls im Hauptvertrag keine Kündigungsfrist geregelt ist, mindestens einen Monat vor Ende der jeweils gültigen Vertragslaufzeit, gekündigt werden.
Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die Kündigung bedarf in jedem Fall der Textform.
Wird der Vertrag nicht von einer der Parteien wirksam gekündigt, so verlängert sich um die gemäß Absatz 1 geltende Vertragslaufzeit, soweit im Hauptvertrag nichts abweichendes geregelt ist.
Der Provider wird den Kunden auf eigene Kosten nach Beendigung des Vertrags angemessen bei der Rückübertragung oder Sicherung der Daten unterstützen.
Der Provider wird sämtliche auf seinen Servern verbleibenden Daten des Kunden 30 Tage nach Beendigung des Vertragsverhältnisses unwiederherstellbar löschen soweit der Provider nicht nach Vorschriften der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats der Europäischen Union zu einer weitergehenden Speicherung verpflichtet ist. Ein Zurückbehaltungsrecht oder Pfandrechte an den Daten zugunsten des Providers bestehen nicht.

§ 11 Datenschutz; Geheimhaltung

Die Parteien werden die für sie jeweils geltenden anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten.
Sofern und soweit der Provider im Rahmen der Leistungserbringung Zugriff auf personenbezogene Daten des Kunden hat, werden die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.
Sämtliche Informationen und (personenbezogene und nichtpersonenbezogene) Daten, die der Kunde dem Provider übermittelt oder sonst offenlegt, verwendet und verarbeitet der Provider ausschließlich zu den vertraglich vorgesehenen Zwecken. Insbesondere werden diese Informationen und Daten nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.
Der Provider verpflichtet sich, über alle vertraulichen Informationen (einschließlich Geschäftsgeheimnissen), die er im Zusammenhang mit diesem Vertrag und dessen Durchführung erfährt, Stillschweigen zu bewahren und diese nicht gegenüber Dritten offenzulegen, weiterzugeben oder auf sonstige Art zu verwenden. Vertrauliche Informationen sind dabei solche, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt, unabhängig davon, ob sie in schriftlicher, elektronischer, verkörperter oder mündlicher Form mitgeteilt worden sind. Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt nicht, soweit der Provider nach dem Recht der Europäischen Union oder eines der Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder aufgrund bestands- bzw. rechtskräftiger Behörden- oder Gerichtsentscheidung zur Offenlegung der vertraulichen Information verpflichtet ist. Der Provider verpflichtet sich, mit allen Beschäftigten und Subunternehmern eine den vorstehenden Absatz inhaltsgleiche Regelung zu vereinbaren.

§ 12 Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Regelungen dieses Vertrags unwirksam oder nicht durchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen hiervon unberührt. Die Parteien werden solche Regelungen durch wirksame und durchführbare Regelungen ersetzen, die dem Sinn und wirtschaftlichen Zweck sowie dem Willen der Parteien bei Vertragsschluss möglichst gleichkommen. Entsprechendes gilt im Falle einer Vertragslücke.
Mündliche oder schriftliche Nebenabreden zu diesem Vertrag bestehen nicht. Änderungen dieses Vertrags und seiner Anlagen bedürfen der Textform.
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss der kollisionsrechtlichen Bestimmungen und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkauf vom 11.4.1980 (UN-Kaufrecht).
Sofern es sich beim Kunden um einen Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder um ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen handelt, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Providers.

Stand: [17.11.2025]